Cách quảng bá sự kiện tại Việt Nam: tin đăng Sự kiện, mạng xã hội và đối tác

Ngay cả một sự kiện được tổ chức tốt cũng có thể có ít người tham dự nếu khán giả biết đến quá muộn hoặc không hiểu rõ điều gì sẽ diễn ra từ thông báo. Ở Việt Nam, nhiệm vụ này còn phức tạp hơn vì có nhiều nhóm khán giả cùng sinh sống: người dân địa phương, người nước ngoài sinh sống lâu dài, khách du lịch, người nước ngoài ở đây vài tháng, cùng các cộng đồng nói tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Hàn và tiếng Trung riêng biệt. Hầu như một bài đăng Instagram không thể tiếp cận tất cả mọi người. Một cách làm hiệu quả đơn giản hơn: trước tiên tạo một tin đăng sự kiện đầy đủ với mọi thông tin cập nhật, sau đó dẫn mọi người đến đó từ mạng xã hội, cộng đồng địa phương, trang của địa điểm tổ chức, đối tác và blogger.

Trên Vietnam by Anilau, hãy dùng mục “Sự kiện” cho các sự kiện cụ thể sắp diễn ra.

Trước tiên, hãy tạo trang chính của sự kiện

Trước khi quảng bá, cần có một nơi giúp mọi người nhận được câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi cơ bản: sẽ diễn ra việc gì, khi nào, ở đâu, giá bao nhiêu, dành cho ai và làm thế nào để tham dự. Đừng bắt khán giả phải ghép ngày tổ chức từ poster, địa chỉ từ phần tiểu sử Instagram, giá từ bình luận và liên kết vé từ một Story cũ. Một tin đăng hữu ích nên có:

• tên dễ hiểu;
• mô tả ngắn;
• ngày và giờ chính xác;
• hình thức tham gia;
• địa điểm và địa chỉ;
• đơn vị tổ chức;
• vé vào cửa miễn phí hay trả phí;
• giá vé;
• liên kết đăng ký hoặc mua vé;
• thông tin liên hệ;
• chương trình;
• ảnh bìa phù hợp.

Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày, hãy ghi toàn bộ khoảng thời gian. Nếu có nhiều loại vé, hãy giải thích điểm khác nhau.

Sự kiện không phải là một dịch vụ thông thường

Nếu bạn cung cấp dịch vụ chụp ảnh, dẫn chương trình, cho thuê thiết bị ánh sáng hoặc tổ chức sự kiện, đó là một “Đề nghị”. Nếu bạn thông báo một buổi hòa nhạc cụ thể vào ngày 12 tháng 1, lễ hội cuối tuần này hoặc lớp học vào thứ Bảy, đó là một “Sự kiện”. Vé có thu phí không biến sự kiện thành một dịch vụ thông thường. Sự kiện được xác định bởi ngày, giờ, địa điểm và khoảng thời gian còn phù hợp.

Hãy đăng tin sớm

Mọi người cần thời gian để biết đến sự kiện, bàn bạc với bạn bè và sắp xếp vào kế hoạch của mình. Lịch trình hợp lý cho một sự kiện nhỏ có thể như sau:

• trước 3–4 tuần — tạo tin đăng chính và mở đăng ký;
• trước 10–14 ngày — bắt đầu quảng bá tích cực;
• trước 5–7 ngày — triển khai đợt thông tin thứ hai;
• trước 1–2 ngày — nhắc người tham dự về giờ, địa chỉ và chi tiết;
• trong ngày diễn ra — đăng các cập nhật ngắn và kịp thời.

Với một buổi hòa nhạc lớn, lễ hội hoặc hội nghị, việc bán vé thường bắt đầu sớm hơn nhiều. Một buổi meetup nhỏ hoặc buổi tập mở có thể cần thời gian chuẩn bị ngắn hơn.

Tiêu đề cần giải thích sự kiện

Tốt:

Sunset Yoga & Sound Healing tại Nha Trang

Lễ hội ẩm thực đường phố Đà Nẵng

Lớp học làm gốm tại Thành phố Hồ Chí Minh

Không tốt:

ĐỪNG BỎ LỠ!!! SỰ KIỆN TUYỆT NHẤT NĂM!!!

Hình thức, chủ đề và địa điểm hữu ích hơn nhiều so với một loạt lời hứa đầy cảm xúc. Trong phần mô tả ngắn, tốt hơn nên viết rõ khách tham dự thực sự nhận được gì.

Một buổi tối nhạc sống bên biển với ba ban nhạc địa phương

giàu thông tin hơn nhiều so với:

Bầu không khí khó quên và những cảm xúc tuyệt vời.

Mô tả chi tiết cần trả lời các câu hỏi

Đừng chép poster nguyên văn. Trong nội dung, bạn có thể giải thích chương trình, thời lượng, ngôn ngữ sử dụng tại sự kiện, giới hạn độ tuổi, trang phục, việc cần chuẩn bị, quy định vào cửa, những gì đã bao gồm trong vé và liệu có thể mua vé tại chỗ hay không. Với lớp học thực hành, hãy cho biết có cung cấp vật liệu hay không. Với buổi tiệc, hãy nói rõ chương trình thực sự bắt đầu lúc nào. Với sự kiện tham quan, hãy ghi điểm tập trung và thời lượng. Với sự kiện thể thao, hãy nêu trình độ cần có và thiết bị. Với sự kiện gia đình, hãy ghi độ tuổi của trẻ và điều kiện dành cho người đi kèm. Nếu một phần chương trình chưa được xác nhận, hãy nói rõ điều đó.

Poster hoặc ảnh cần gắn với sự kiện thực tế

Ảnh bìa là thứ đầu tiên mọi người nhìn thấy bên cạnh tên và ngày diễn ra sự kiện. Với buổi hòa nhạc, poster chính thức là phù hợp. Với lớp học định kỳ, hãy dùng ảnh thật của buổi học. Với hội chợ, hãy chọn hình ảnh thể hiện được hình thức và quy mô. Không dùng ảnh của người khác khi chưa được phép hoặc dùng ảnh một địa điểm khác như thể sự kiện diễn ra ở đó. Đồng thời, hãy ghi lại mọi thông tin quan trọng bằng văn bản thông thường. Chữ nhỏ trên poster khó đọc trên điện thoại và không thuận tiện cho tìm kiếm.

Hãy tạo phiên bản riêng cho từng ngôn ngữ để phục vụ khán giả quốc tế

Một sự kiện tại Việt Nam có thể hấp dẫn nhiều nhóm khác nhau. Không cần nhồi bốn hoặc năm ngôn ngữ vào một phần mô tả thật dài. Tốt hơn nên tạo các phiên bản đầy đủ riêng biệt. Ngày, giờ, địa điểm, giá, quy định đăng ký, tên người tham gia và liên kết vé phải giống nhau ở mọi phiên bản. Các bản dịch của cùng một sự kiện không được đưa ra những điều kiện khác nhau.

Mạng xã hội giúp lan tỏa, còn tin đăng lưu giữ thông tin

Instagram, TikTok, Facebook, Telegram, Zalo và các kênh khác rất phù hợp để quảng bá. Nhưng bài đăng nhanh chóng bị trôi khỏi tầm nhìn. Vì vậy, tin đăng Sự kiện nên là nguồn thông tin cập nhật chính, còn mạng xã hội là cách dẫn mọi người đến đó. Thay vì chép lại một đoạn văn dài, bạn có thể viết:

Ngày 12 tháng 1 — hòa nhạc tại Nha Trang. Bắt đầu lúc 20:00. Thông tin đầy đủ về địa điểm và vé tại liên kết.

Nếu giờ diễn ra thay đổi, có thể cập nhật tin đăng chính tại một nơi.

Hãy chọn lọc các cộng đồng địa phương

Ở các thành phố khác nhau của Việt Nam có những cộng đồng Facebook, Telegram và Zalo dành cho khách du lịch, người nước ngoài sinh sống tại đây, phụ huynh, người làm việc từ xa, người chơi thể thao và cư dân của từng khu vực. Nhưng đăng cùng một thông báo vào mọi nhóm là chiến lược kém hiệu quả. Một đêm nhạc ở Nha Trang, buổi gặp gỡ doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh và lớp học cho trẻ em ở Đà Nẵng cần những nhóm khán giả khác nhau. Trong cộng đồng địa phương, địa điểm và giờ giấc quan trọng hơn. Cộng đồng chuyên môn quan tâm đến chương trình và người tham gia. Với nhóm du lịch, cần giải thích vì sao sự kiện hấp dẫn người chỉ ở thành phố vài ngày. Và luôn tuân thủ quy định của chính nhóm đó.

Địa điểm và người tham gia cũng là các kênh truyền thông

Nếu sự kiện diễn ra tại quán bar, khách sạn, không gian làm việc chung, nhà hàng hoặc phòng trưng bày, địa điểm đó đã có sẵn khán giả riêng. Hãy đề nghị địa điểm đăng thông báo. Điều tương tự cũng áp dụng với nghệ sĩ, diễn giả, thương hiệu, đối tác, nhiếp ảnh gia, trường học và cộng đồng tham gia chương trình. Hãy gửi cho họ liên kết, hình ảnh và đoạn văn ngắn đã sẵn sàng để sử dụng. Đối tác càng phải làm ít việc bổ sung, khả năng họ thực sự giúp lan tỏa thông tin càng cao.

Nếu cần blogger, hãy dùng “Promo”

Đăng tin sự kiện và tìm blogger là hai việc khác nhau. Trước tiên hãy tạo sự kiện trong mục “Sự kiện”. Nếu cần tăng độ phủ, hãy đăng một tin “Promo” riêng. Hãy ghi rõ sự kiện nào đang được quảng bá, cần nhóm khán giả nào, thành phố hay ngôn ngữ cụ thể có quan trọng không, blogger cần làm gì, bạn sẽ đưa ra lợi ích gì và nội dung cần đăng trước ngày nào. Câu “đang tìm blogger” mà không có điều kiện cụ thể hầu như vô ích.

Sự kiện miễn phí vẫn cần được giới thiệu bằng thông tin

“Vào cửa miễn phí” là chưa đủ. Mọi người vẫn phải quyết định liệu sự kiện có đáng để dành một buổi tối và đi đến địa điểm hay không. Ngay cả sự kiện miễn phí cũng cần có chương trình, giờ, địa chỉ và đơn vị tổ chức rõ ràng. Nếu cần đăng ký vì sức chứa có hạn, hãy nêu riêng điều đó. Đừng tạo khan hiếm giả bằng câu “chỉ còn một chỗ” nếu thực tế không có giới hạn như vậy.

Cần làm gì với các sự kiện định kỳ

Với các buổi gặp mặt, tập luyện và tiệc hằng tuần, đặc biệt quan trọng là không để ngày cũ trên mạng. Nếu sự kiện diễn ra lặp lại, lịch hiện tại cần được trình bày rõ ràng. Nếu hủy một ngày cụ thể, hãy cập nhật tin đăng. Đừng tạo hàng chục bài giống hệt nhau chỉ để chiếm thêm chỗ trong danh mục. Tin đăng riêng đặc biệt hợp lý khi chương trình, ngày hoặc địa điểm thay đổi, hoặc khi lần tổ chức đó thực sự là một sự kiện độc lập.

Đừng đăng lặp lại cùng một thông báo mỗi ngày

Thông thường, mọi người cần tiếp xúc với thông tin vài lần trước khi đưa ra quyết định. Nhưng điều đó không có nghĩa là phải đăng cùng một hình ảnh mỗi ngày. Bạn có thể chia hoạt động quảng bá thành nhiều phần:

• thông báo chính;
• chương trình;
• giới thiệu nghệ sĩ hoặc diễn giả;
• ảnh địa điểm;
• giải đáp câu hỏi;
• thông tin vé;
• lời nhắc cuối cùng.

Mỗi bài đăng bổ sung một lý do mới để chú ý.

Đừng chỉ đo lượt xem

Chỉ riêng số lượt xem thông báo không nói lên sự kiện có thành công hay không. Chỉ số chính có thể là thứ khác: vé bán được, lượt đăng ký, số người xác nhận tham dự hoặc số người thực sự có mặt. Ngoài ra, nên theo dõi lượt nhấp đến trang vé, tin nhắn trong ứng dụng nhắn tin và nguồn đăng ký. Với từng kênh, bạn có thể dùng thẻ UTM, mã khuyến mãi riêng hoặc một câu hỏi đơn giản trong biểu mẫu: “Bạn biết đến sự kiện từ đâu?” Sau sự kiện, bạn sẽ hiểu cộng đồng và đối tác nào thực sự đưa người đến.

Hãy thông báo trực tiếp về các thay đổi

Ở Việt Nam, sự kiện ngoài trời có thể bị ảnh hưởng bởi mưa, nắng nóng, tình trạng biển, bão, địa điểm hoặc giao thông. Nếu giờ, ngày hoặc địa chỉ thay đổi, hãy cập nhật tin đăng chính và thông báo riêng cho những người đã đăng ký. Đừng cho rằng ai cũng sẽ tình cờ xem được Story mới. Nếu sự kiện có thu phí bị hủy, hãy giải thích rõ cách hoàn tiền hoặc chuyển vé sang ngày khác.

Danh sách kiểm tra sự kiện

Trước khi đăng, hãy kiểm tra:

• đã ghi ngày hiện tại;
• giờ bắt đầu rõ ràng;
• đã chọn địa điểm thực tế;
• có địa chỉ chính xác của địa điểm tổ chức;
• đã nêu đơn vị tổ chức;
• rõ ràng vé miễn phí hay trả phí;
• giá vé không gây hiểu nhầm;
• liên kết đăng ký hoạt động;
• mô tả giải thích chương trình;
• hình ảnh gắn với sự kiện;
• các phiên bản ngôn ngữ thống nhất;
• có thông tin liên hệ rõ ràng;
• có phương án cập nhật nếu sự kiện bị chuyển hoặc hủy.

Hãy mở tin đăng trên điện thoại và tưởng tượng bạn đang nhìn thấy tiêu đề lần đầu tiên.

Nếu không cần hỏi thêm mà đã hiểu sẽ có gì, ở đâu, khi nào, giá bao nhiêu và làm thế nào để tham dự, thì nền tảng quảng bá đã được chuẩn bị đúng cách.

Tin đăng Sự kiện nên là trung tâm, không phải kênh duy nhất

Không cần chọn giữa Vietnam by Anilau, Instagram, TikTok, các nhóm địa phương, địa điểm tổ chức và blogger. Mỗi kênh đảm nhận một nhiệm vụ khác nhau.

Sự kiện lưu giữ thông tin có cấu trúc. Mạng xã hội tạo độ phủ nhanh. Cộng đồng địa phương giúp tiếp cận nhóm cụ thể. Đối tác bổ sung sự tin cậy. “Promo” giúp tìm riêng người sáng tạo nội dung.

Thay vì hàng chục tin nhắn rời rạc, bạn có một hệ thống: mọi người nhìn thấy thông báo ngắn ở nơi họ vốn đang sử dụng, truy cập tin đăng chính và nhận đủ thông tin để quyết định.

Liên kết hữu ích:

• Đăng tin trên Vietnam by Anilau
• Vietnam by Anilau
• Danh mục tin đăng
• Cuộc sống về đêm, sự kiện và vé